Delegieren: Bedeutung und Voraussetzungen
“Delegieren” bedeutet so viel wie “übertragen”, “beauftragen” oder “jemanden zu etwas abordnen”. Damit ist das Abtreten oder Übertragen von Aufgaben an andere gemeint. Die Führungskraft beauftragt die Mitarbeitenden aber nicht nur, eine Arbeit zu übernehmen.
Delegieren heißt, Verantwortung und Kompetenzen zu übertragen und nicht nur Arbeit weiterzuschieben.
Niemand weiß alles und kann alles selbst erledigen. Häufig stehen bei der Delegation von Aufgaben aber Selbstüberschätzung, Unsicherheit oder Angst vor Kontrollverlust im Weg. Als Führungskraft benötigen Sie vor allem drei Einstellungen, um erfolgreich delegieren zu können:
- Mut, um anderen Personen die Aufgabe anzuvertrauen
- Vertrauen in die Leistung Ihrer Mitarbeitenden
- Konsequenz, um eine delegierte Aufgabe nicht mehr zurückzunehmen
Also fassen Sie Mut und vertrauen Sie auf die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden. Und wenn Sie eine Aufgabe einmal übergeben haben, nehmen Sie diese nicht mehr zurück. Lassen Sie den Mitarbeitenden bei der Erledigung der Aufgaben den erforderlichen Spielraum und schalten Sie sich nicht unnötigerweise ein.
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Delegationsfähigkeit erwirbt man aber vor allem durch zwei Dinge: Übung und Selbstdisziplin! Reflektieren Sie Ihr bisheriges Zeitmanagement und stellen Sie sich die Frage: Könnte die richtige Verteilung von Aufgaben helfen?
Wieso sollten Sie Aufgaben delegieren?
Jeder Mensch hat pro Tag genau 24 Stunden an Zeit zur Verfügung. Doch akuter Zeitmangel und Stress – vor allem für die wichtigen Dinge – prägen das Leben vieler Führungskräfte. Um dieses Problem anzugehen, kann die konsequente Delegation von Aufgaben sehr hilfreich sein.
Als Führungsperson bietet das Abgeben von Aufgaben eine Möglichkeit, Zeit zu gewinnen oder/und die Arbeitszeit zu reduzieren. Durch das konsequente Delegieren von Aufgaben und Aktivitäten bleibt Ihnen mehr Zeit für Ihre Arbeit als Führungskraft.
Aber nicht nur Sie als Führungskraft, sondern auch Ihre Mitarbeitenden können von der Aufgaben-Delegation profitieren. Sie geben Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten und Kompetenzen auszubauen und somit sich zu entwickeln.
Wenn Mitarbeitende wichtige Aufgaben übertragen bekommen, können sie an diesen wachsen und sich weiterentwickeln. Sie fühlen sich durch das Vertrauen, das Sie ihnen dadurch entgegenbringen, wertgeschätzt. Das stärkt unter anderem auch die Bindung zum Unternehmen und natürlich zur Führungskraft.
Durch die neu hinzugewonnenen Kompetenzen werden sie für das Unternehmen in Zukunft zudem noch wertvoller. Sie können dadurch schließlich das volle Potenzial Ihrer Mitarbeitenden ausschöpfen.
Für Sie als Führungskraft lässt es sich doch viel einfacher leben, wenn das Team viele Aufgaben selbstständig übernehmen kann und gut funktioniert. Delegation ist also eine Investition für die Zukunft.
In der täglichen Praxis werden Aufgaben und Aktivitäten leider viel zu selten richtig und konkret delegiert. Das Resultat liegt auf der Hand: Die Führungskräfte sind notorisch überlastet und bilden somit einen “Engpass”. Entscheidungen, Freigaben und Rückmeldungen dauern dann häufig viel länger als notwendig.
Welche Aufgaben sollten Sie delegieren?
Grundsätzlich können Sie als Führungskraft beinahe alle Aufgaben delegieren. Aber Sie sollten nicht nur die weniger wichtigen, aber dringlichen Aufgaben delegieren. Denn so kann es beispielsweise passieren, dass trotz Delegation die Zeit nicht reicht.
Manchmal sollten auch jene Aufgaben, die Ihnen persönlich wichtig sind, Spaß machen oder prestigeträchtig sind, delegiert werden. Also: Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden und seien Sie mutig!
Mitarbeitende, die reiz- und anspruchsvolle Aufgaben erhalten, sind motivierter, auch unangenehmere, jedoch ebenso verantwortungsvolle Aufgaben zu übernehmen.
Tipp: Denken Sie als Führungsperson beim Delegieren von Aufgaben nicht nur an diejenigen im Beruf. Auch private Tätigkeiten können Sie abgeben: Reinigungsarbeiten können beispielsweise von einer Reinigungskraft übernommen werden. So schaffen Sie sich Zeitkapazitäten für Wichtigeres frei.
Die Kontrolle bleibt aber bei der Führungskraft und kann nicht abgegeben werden. Aber weshalb ist die Kontrolle so wichtig?
Nehmen wir folgendes an: Sie haben eine Aufgabe, die mit einem Termin versehen ist, an Mitarbeitende delegiert. Die Mitarbeitenden liefern die Aufgabe auch fristgerecht ab, aber Sie als Führungskraft haben gerade keine Zeit für eine direkte Kontrolle und eine Rückmeldung. Was passiert nun? Damit zeigen Sie den Mitarbeitenden doch, dass die Aufgabe gar nicht so wichtig war. Sie haben vielleicht den Eindruck, dass sie beim nächsten Mal auch später erledigt werden kann.
Das bedeutet also konkret: Wenn Sie eine Aufgabe delegiert haben, ist es Ihre Pflicht, dies zeitnah zu kontrollieren. Zeitnah meint auch wirklich am gleichen oder am Folgetag. Die Arbeit sollte dann beurteilt und eine Rückmeldung dazu gegeben werden.
Aufgaben in der Praxis delegieren: 3 praktische Tipps
Um nun auch in der Praxis Aufgaben richtig delegieren zu können, möchten wir Ihnen drei Tipps an die Hand geben. Außerdem erklären wir den Aufbau eines Motivationsgespräches, in dem die Führungskraft die Aufgabe in der Praxis an die Mitarbeitenden überträgt.
So delegieren Sie richtig: 3 Schritte zum Ziel
Delegieren stellt einen wichtigen Aufgabenbereich einer Führungskraft bzw. im Leadership dar. Daher sollten Aufgaben auf keinen Fall “zwischen Tür und Angel” übertragen werden! Wenn die zu delegierenden Aufgaben feststehen, geht es an diese drei Schritte.
1. Die richtige Vorbereitung
Um erfolgreich Aufgaben delegieren zu können, ist eine gute und saubere Vorbereitung vonseiten der Führungsperson nötig.
Gemeinsame Vorbereitung ist 90 % des gemeinsamen Erfolges!
Bevor Sie Aufgaben an Mitarbeitende abgeben, sollten Sie deren Selbsteinschätzung und individuelle Stärken genau kennen. Bringen Sie diese vorab in einem Mitarbeitergespräch in Erfahrung.
Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es? Wie bereitet man sich am besten darauf vor? Und worauf kommt es beim Gespräch an? All das und vieles mehr, erfahren Sie hier.
Erst wenn Sie die Stärken Ihrer Mitarbeitenden kennen, können Sie ihnen entsprechende Tätigkeiten delegieren. Wenn die Tätigkeit mit den Stärken der Mitarbeitenden vereinbar ist, steigt deren Motivation erheblich. Ist eine Person beispielsweise gut im Präsentationen halten, könnte sie die nächste Kundenpräsentation halten. Sie können so das ganze Potenzial Ihrer Mitarbeitenden ausschöpfen, indem Sie in ihre Stärken investieren.
Nicht nur die eigene Zeit sollte dabei richtig geplant werden. Auch die Person, die die Aufgabe erledigen soll, benötigt alle dafür erforderlichen zeitlichen und sonstigen Ressourcen!
2. Die konkrete und messbare Zielsetzung
Damit am Ende alle Beteiligten mit dem Ergebnis zufrieden sind, ist eine konkrete und messbare Zielsetzung wichtig. Am besten sollte das Ziel nach der SMART-Methode formuliert und mit einer Frist verbunden werden. So kann der Erfolg der Delegation überprüft werden.
Wie setzt man sich Ziele nach der SMART-Methode und wie geht man bei der Fomulierung von Zielen am besten vor? Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag ‘SMART-Ziele setzen: So funktioniert die SMART-Methode’.
Die Zielsetzung gehört zu einer guten Vorbereitung dazu und sollte den Mitarbeitenden von der Führungsperson klar kommuniziert werden. Dabei können die Mitarbeitenden auch mit ein bezogen werden und beispielsweise selbst eine Frist vorschlagen. So werden sie noch mehr in die Aufgabe involviert und sind von sich aus motiviert.
3. Die richtige Kommunikation
Manche Zusammenhänge, die Ihnen als Führungsperson vielleicht völlig klar erscheinen, können für die Mitarbeitenden neu sein. Liefern Sie also eine ausreichende Erklärung, geben Sie Raum für Nachfragen und stellen Sie auch selbst Rückfragen. So können Sie überprüfen, ob die Aufgabe verstanden wurde.
Welches Gegenwartswissen und welche Zukunftsvorstellungen habe ich als Führungsperson? Kommunizieren Sie alle Informationen, die zum Erledigen der Tätigkeit notwendig sind und, was Sie genau erwarten. Form und Umfang der Kommunikation sind dabei so gestaltet, dass die Mitarbeitenden die Aufgabe danach erfolgreich erledigen können.
Nur wenn den Mitarbeitenden die Auswirkungen der Aufgabe und ihr Nutzen bekannt sind, werden sie voll bei der Sache sein. Kommunizieren Sie also, welchen Nutzen die Aufgabe für Kunden, Mitarbeitende, Abteilungen oder Unternehmen, bringt. Das wird besonders von jüngeren Mitarbeitenden sehr geschätzt.
Motivationsgespräch: Aufgaben in der Praxis übertragen
In der Praxis überträgt die Führungsperson in einem Motivationsgespräch Aufgaben an Mitarbeitende. Der ideale Ablauf eines Motivationsgesprächs sieht dabei wie folgt aus:
Schritt 1: Jedes Gespräch fängt mit der Begrüßung und mit einem konkreten, positiven Einstieg (z.B. Lob zu einer bisher erledigten Aufgabe) an.
Schritt 2: Die Aufgabe inklusive konkreter, reizvoller Zielsetzung wird bekannt gegeben. Die persönlichen Stärken der Mitarbeitenden werden bei der Formulierung berücksichtigt. Geben Sie den Mitarbeitenden Raum für Rückfragen und liefern Sie bei Bedarf weitere Erklärungen.
Schritt 3: Die Ja-Reaktion! Fragen Sie die Mitarbeitenden, ob Sie auf ihre Unterstützung zählen können. Nach der Ja-Reaktion folgt ein Lob Ihrerseits.
Schritt 4: Geben Sie den Mitarbeitenden Gelegenheit Ideen zu äußern. Nehmen Sie diese Ideen auf.
Schritt 5: Eine konkrete, messbare Zielvereinbarung wird festgelegt, wobei die Mitarbeitenden die Termine für Zwischenziele und Endresultate vorschlagen können. Wichtig: Kein Gespräch ohne konkrete Vereinbarung!
Schritt 6: Danksagung und Verabschiedung!
Mit diesem Leitfaden werden Sie beim nächsten Motivationsgespräch keine wichtigen Punkte mehr vergessen.
Tipp: Während des Gesprächs können sich die Mitarbeitenden auch Notizen machen. Bei Bedarf können diese der Führungskraft vorgelegt werden. Sie ermöglichen eine direkte Kontrolle der eigenen Delegationswirkung.
Nachdem die Aufgabe von den Mitarbeitenden erledigt wurde, ist eine zeitnahe Kontrolle mit einer Rückmeldung wichtig. Hier kann ein abschließendes Feedbackgespräch sinnvoll sein. Darin können Sie gemeinsam mit den Mitarbeitenden die Abläufe rekapitulieren und gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge für zukünftige die Zusammenarbeit anbringen. So können Sie zudem Ihre Fortschritte beim Delegieren von Aufgaben verfolgen.
Quellen
- Peter Beglinger Training AG: Trainingsunterlagen (Arbeitsunterlage 3 & 12) sowie Sprachmemos von Dr. Oliver Mattmann.
- https://www.duden.de/rechtschreibung/delegieren
In diesem Blogartikel werden aus Gründen der besseren Lesbarkeit genderneutrale Begriffe oder das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei selbstverständlich ausdrücklich miteinbezogen.
