Sitzungsleitung: Wie Sie Sitzungen optimieren


Sitzungen stehen regelmässig auf dem Tagesplan der Führungskräfte und Mitarbeitenden. Ganze 15% der Unternehmenszeit fallen auf Meetings und im Durchschnitt nehmen Führungskräfte an mehr als zwei Tagen an Sitzungen teil (Mankins, Brahm & Caimi, 2014). Wenn gut strukturiert, sind Sitzungen sehr lohnenswert, doch wenn schlecht geführt, wirken sie schnell als Zeit- und Motivationsvernichter. Die Schlüsselfunktion für erfolgreiche Sitzungen liegt bei der Sitzungsleitung. Wir empfehlen folgende Faktoren zu beachten, damit Ihre Sitzungen nicht zur Kaffeepause werden:

– Die Sitzungsleitung als Moderator

Professionelle Moderatoren führen die Sitzung im Hintergrund durch Fragen und Loben, jedoch nicht durch übermässiges Erzählen. Das Sprechen ist hauptsächlich den Sitzungsteilnehmenden überlassen.

– Klare Agenda mit konkreter Zielsetzung für jedes Meeting

Eine Agenda ist ein absolutes Muss für eine Sitzung. Sie dienen zur Strukturierung und Erinnerung von Besprochenem sowie zur Vorbereitung der nächsten Sitzung.

Wollen Sie zudem Ihre persönliche Führungszeit verbessern? Ja, dann fordern Sie ab sofort bei jeder Sitzung zu welcher Sie eingeladen sind eine klare Agenda inkl. Zielsetzung, am besten mindestens 7 Tage im Voraus. Lehnen sie alle Besprechungen ab, bei denen keine Agenda vorliegt und beenden Sie Besprechungen, bei welchen die Agenda und Zielsetzungen unklar sind. Ohne konkrete Zielsetzung ist auch die Moderations- und Sitzungsleitung unklar. Zu radikale Massnahmen für Sie? Nein, eher konsequentes und bewusstes Verhalten der persönlichen Führungszeit. Wie oft erleben wir es, dass während Sitzungen und Meetings gemailt und anderweitig gearbeitet wird. Weshalb ist das so? Weil die Sitzungen nicht klar strukturiert sind und niemand eine Verbesserung und Weiterentwicklung der Sitzungskultur einfordert. Die Havard Business Review Studie zeigt, dass die Sitzungszeit durch konsequente Sitzungsleitung und einem bewussten Umgang um 50% reduziert werden kann.

Zeit ist ein knappes Gut – wie gehen Sie als Sitzungsleitung mit ihr um?

Quelle: Mankins, M., Brahm, C. & Caimi, G. (2014). So managen Sie Ihr knappes gut. Harvard Business Manager, 3-10.

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