Peter Beglinger Training Blog

Ferienvertretung für Führungskräfte: So wird Ihre Abwesenheit zur Win-win-Situation

Auch Führungskräfte haben mal eine Auszeit verdient und brauchen eine Stellvertretung.

Inhaltsverzeichnis

Schon bald stehen Sie wieder an: die Sommerferien. Und ja, auch Führungskräfte haben eine Auszeit verdient – idealerweise ohne dabei ständig erreichbar zu sein. Was Sie bei der Planung der Ferienvertretung für Führungskräfte beachten sollten und wie diese zur Win-win-Situation für alle Beteiligten wird, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Führungskraft geht in die Ferien, die Leistung der Mitarbeitenden in den Keller? Das muss nicht sein!  

Laut einer Studie unter 100 Schweizer CFOs gehen 29 % der Finanzverantwortlichen davon aus, dass die Abwesenheit von Führungskräften einen negativen Einfluss auf das Geschäftsergebnis hat – der Grund: mangelnde Führung der Mitarbeitenden. 

 

In manchen Unternehmen bewahrheitet sich während der Ferienzeit vielleicht das alte Sprichwort: «Ist die Katz’ aus dem Haus, tanzen die Mäuse auf den Tischen.» In anderen bleiben bestimmte Projekte und Aufgaben liegen, weil sich niemand ausser der besagten Führungskraft zuständig fühlt. 

 

Gibt es keine ordentliche Regelung und strukturierte Übergabe für die Ferienvertretung von Führungskräften, leiden alle Beteiligten unter den negativen Konsequenzen: 

  • Sie als Führungskraft können nicht richtig abschalten (weil Sie sich sorgen, dass der «Laden» ohne Sie nicht läuft, weil Sie wissen, was bei der Rückkehr alles nachgeholt werden will oder weil Sie bei Unklarheiten auch in den Ferien kontaktiert werden). 
  • Bestimmte Projekte und Aufgaben werden auf Eis gelegt, mit allen negativen Folgen, die eine solche Verzögerung für das Unternehmen hat. 
  • Kollegen, Kundinnen und Vorgesetzte wissen nicht, wen sie mit einem bestimmten Thema kontaktieren sollen – und warten im Zweifel lieber auf Ihre Rückkehr (was noch mehr Arbeit für Sie bedeutet). 
  • Ihr Team weiss bei bestimmten Aufgaben nicht, wie weitermachen, oder braucht dringend Ihr Okay – eine weitere Verzögerung mit Schneeballeffekt.

 

Eine sauber geplante Urlaubsvertretung für Führungskräfte ist also das A und O.

Führungstraining

Sie wollen Ihre Führungsfähigkeiten weiterentwickeln? In unserem Führungstraining können die Trainingsteilnehmenden durch laufende Standortbestimmungen den Wirkungsgrad ihrer Führungsfähigkeiten überprüfen und direkt in der Praxis anwenden!

Ferienvertretung für Führungskräfte: die 3 häufigsten Fehler 

Bevor wir uns ansehen, wie alle das Beste aus der Abwesenheit von Führungskräften machen können, werfen wir zunächst einen Blick auf die drei häufigsten Fehler. 

 

1. Es gibt niemanden, der Sie als Führungskraft vertreten kann. 

Der grösste Fehler ist, wenn Sie als Führungskraft keine Mitarbeitenden haben, denen Sie Ihre Aufgaben eine Zeit lang anvertrauen können – sondern alles liegen bleibt. 

 

Wir leben in einer Zeit, in der auch Führungskräfte immer öfter abwesend sind – wegen Ferien, Feiertagen, Krankheit, Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub, Weiterbildungen oder auswärtigen Einsätzen wie Messen und Kongressen. Und auch die sogenannte «Work-Life-Balance» wird immer wichtiger: Wir wollen und sollen auch mal richtig abschalten, und nicht auch in der Freizeit ständig erreichbar und mit dem Kopf bei der Arbeit sein. 

 

Damit das möglich ist, braucht es aber Personen in Ihrem Team, die Sie adäquat vertreten können. Für manche ist das zunächst ungewohnt, vielleicht fühlen Sie sich etwas unwohl mit dem Gedanken, ersetzbar zu sein. Doch auf lange Sicht können Sie und ihre Gesundheit nur profitieren, wenn nicht die ganze Verantwortung und das ganze Know-how allein bei Ihnen liegen. 

 

2. Die Vertretung wird nach oben oder seitwärts abgegeben.

In vielen Unternehmen übernimmt eine Vorgesetzte oder ein gleichrangiger Kollege die Ferienvertretung. Auf den ersten Blick erscheint das logisch, zumindest was Entscheidungsbefugnisse angeht. 

 

Doch meist sind diese Personen schon genug ausgelastet, sie übernehmen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zusätzlich zu ihrer eigentlichen Funktion. So kommt es, dass in Ihrem Bereich oder Ihren Projekten meist nichts entschieden wird und nichts so richtig vorwärts geht. Statt einer echten Stellvertretung erhalten Sie lediglich einen Platzhalter. 

 

3. Die Übergabe erfolgt zu spät und/oder wenig strukturiert.

Sie haben jemanden, der Sie kompetent vertreten kann? Sehr gut, dann gibt es jetzt noch einen letzten häufigen Fehler zu vermeiden: die Übergabe zu spät zu machen. 

 

In der Regel stehen längere Abwesenheiten und Ferien schon eine Weile im Voraus fest. Trotzdem kommt es immer wieder vor, dass die Übergabe erst einige Tage vorher stattfindet. 

 

Tun Sie sich und Ihrer Vertretung einen Gefallen und beginnen Sie rechtzeitig damit. Überlegen Sie, welche Aufgaben Priorität haben, arbeiten Sie die Person(en) schon laufend ein und informieren Sie sie regemässig über den Stand der Dinge. So sammelt sich nicht alles für den letzten Moment an, und Wissenslücken können rechtzeitig geschlossen werden.

Vor den Ferien haben Sie sowieso schon genug zu tun, da brauchen Sie nicht noch den Stress einer Last-Minute-Übergabe. Warum also nicht schon im Januar mit der Vorbereitung Ihrer Vertretung für die Sommerferien beginnen?

Dr. Oliver Mattmann – Geschäftsführer PBT AG

Stellvertretung von Führungskräften während der Ferien: eine super Entwicklungschance 

Häufig wird eine Ferienvertretung als ein notwendiges Übel angesehen: Die Führungskraft möchte einfach, dass die Zeit bis zu ihrer Rückkehr – also bis «der Laden wieder normal läuft» – überbrückt wird. Die Vertretung will der Führungskraft einen Gefallen tun, scheut aber die zusätzliche Arbeit, schliesslich hat man selbst schon genug zu tun. 

 

Doch es geht auch anders. Tatsächlich ist es gar nicht so schwer, die Situation in einem ganz anderen Licht zu sehen, nämlich als einmalige Chance für die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden. 

 

Wann sonst kann ich als Führungskraft Nachwuchstalente in einem so realistischen Setting testen? Wann sonst können Mitarbeitende herausfinden, ob ihnen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer Führungskraft liegen und Freude bereiten? 

 

Aus diesem Grund ist es auch so sinnvoll, Stellvertretungen – wenn möglich – immer «nach unten» zu vergeben. Denn genau dort schlummert im Idealfall Potenzial, dort sind Mitarbeitende, die sich weiterentwickeln und ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen wollen.  

 

Und genau so finden Sie kompetente Mitarbeitende, die Sie zukünftig auch in anderen Situationen würdig vertreten und entlasten können – oder sogar eines Tages Ihren Platz einnehmen, wenn Sie weiter (nach oben) ziehen.

 

Es gibt mehrere Varianten, wie man Ferienvertratungen am besten delegiert.

 

 

Vorteile 

Nachteile 

Stellvertretung seitwärts/oben 

  • Die Stellvertreterin hat in der Regel die gleichen Befugnisse und entsprechend Entscheidungsgewalt. 
  • Der Stellvertreter ist sich gewohnt, Verantwortung zu übernehmen. 
  • Die Stellvertreterin hat bereits Erfahrung im Führen von Mitarbeitenden. 
  • Der Stellvertreter verfügt bereits über eine gewisse Autorität im Unternehmen. 
  • Der Stellvertreter hat selbst schon Führungsverantwortung und wichtige Aufgaben: Die Gefahr, dass Dinge liegen bleiben, ist recht gross. 
  • Die Stellvertreterin ist vielleicht nicht sonderlich motiviert, da die Ferienvertretung keine Ambitionen «nach oben» beflügelt. 
  • Der Stellvertreter entwickelt sich durch die Ferienvertretung nicht unbedingt weiter, sondern empfindet diese eher als Last. 

Stellvertretung nach unten
(1 Person) 

  • Der Stellvertreter kann in einem realen Umfeld zeigen, dass er Führungsverantwortung übernehmen kann und will. 
  • Die Stellvertreterin erhält eine einmalige Entwicklungschance. 
  • Allfällige Freigaben und Übertragung von Befugnissen müssen nur für eine Personen erfolgen. 
  • Die Stellvertreterin könnte sich mit den Aufgaben noch etwas überfordert und alleingelassen fühlen; im schlimmsten Fall werden Aufgaben nicht richtig erledigt oder die Führungskraft in den Ferien gestört. 
  • Falls die Autorität und der Führungsstil des Stellvertreters nicht ausreichend anerkannt werden vom Team, kann es zu Demotivation und Leistungseinbussen kommen. 

Stellvertretung nach unten (mehrere Personen) 

  • Aufgaben können je nach Zuständigkeit und Fähigkeiten unterschiedlichen Mitarbeitenden zugewiesen werden; sie werden effizienter erledigt. 
  • Die Verantwortung und Arbeit werden auf mehrere Schultern verteilt. 
  • Die Stellvertreter können sich bei Ungewissheit mit ihren Ferienvertretungs-«Gspöndlis» absprechen. 
  • Wenn die Stellvertreterin nur für einen bestimmten Bereich zuständig ist, fällt es ihr eventuell leichter, Autorität auszustrahlen. 
  • Das Umfeld zum Austesten der Fähigkeiten ist etwas weniger realistisch (da die Aufgaben weniger umfangreich sind). 
  • Es wird nicht eine einzelne Mitarbeitende als potenzielle Nachfolge herangezogen; die Entwicklungschance ist also etwas kleiner. 
  • Zwischen den Stellvertretern kann es zu Unstimmigkeiten und Unklarheiten punkto Befugnisse kommen. 
  • Allfällige Freigaben und Übertragung von Befugnissen müssen für mehrere Personen erfolgen.  
Mitarbeiter kontrollieren mithilfe von positiven Kontrollgesprächen
Mitarbeiter kontrollieren, aber richtig

«Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser» – eine überholte Einstellung oder ist da doch etwas dran? In diesem Artikel erfahren Sie es.

Die Vorteile einer klaren Regelung der Ferienvertretung für Führungskräfte  

Wie Sie sehen, bringt eine wohlüberlegte und gutorganisierte Ferienvertretung – idealerweise an Ihnen unterstellte Mitarbeitende – enorm viele Vorteile: 

 

  • Der «Laden» läuft wie gewohnt weiter. 
  • Auf mich als Führungskraft wartet bei meiner Rückkehr kein riesiger Berg an nachzuholender Arbeit. 
  • Ich als Führungskraft bin vor und während der Ferien weniger gestresst und kann richtig abschalten, weil ich weiss, dass meine Aufgaben in guten Händen sind. 
  • Alle Involvierten wissen, dass alles normal weiterläuft und jemand zuständig ist – was wiederum die Mitarbeitermotivation aufrechterhält. 
  • Die auserwählten Mitarbeitenden können ihre Fähigkeiten unter Realbedingungen unter Beweis stellen und sich weiterentwickeln. 
  • Als Führungskraft ziehe ich mir rechtzeitig kompetenten Nachwuchs heran, der mich auch in anderen Situationen gut vertreten/entlasten kann und sich für zukünftige Führungspositionen qualifiziert.

Checkliste: So bereiten Sie Ihre Ferienvertretung optimal vor

Hier kommt unsere Checkliste, damit Sie mit einem guten Gefühl in die Ferien fahren und wirklich abschalten können.

Klären Sie im Rahmen von Qualifikationsgesprächen laufend, wer (mehr) Verantwortung übernehmen möchte.

 

Planen und kommunizieren Sie Ferien und sonstige geplante Abwesenheiten rechtzeitig.

 

Vergeben Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten rechtzeitig und eindeutig.

 

Beginnen Sie frühzeitig mit der Übergabe und weisen Sie die entsprechenden Mitarbeitenden laufend ein.

 

Kümmern Sie sich um allfällige Freigaben, Rechtevergaben, Befugnisse.

 

Kommunizieren Sie an wichtige Beteiligte (beispielsweise Kunden) persönlich, wann Sie abwesend sind und wer Sie vertritt.

 

Richten Sie für alle anderen eine Abwesenheitsnotiz ein (E-Mail und allenfalls Telefon-Mailbox), in der auch Ihre Vertretung inklusive Kontaktangaben genannt wird.

 

Klären Sie, ob – und wenn ja, wann – Sie im Urlaub erreichbar sind und auf welchen Kanälen.

 

Erstellen Sie eine Checkliste/Notiz für Ihre Vertretung (idealerweise inklusive Angabe allfälliger Prioritäten und Fristen).

 

Erstellen Sie eine To-Do-Liste für sich selbst für nach Ihrer Rückkehr (so haben Sie alles aufgeschrieben und parat – und den Kopf frei für die Ferien).


Planen Sie für nach Ihrer Rückkehr die ersten zwei Tage keine Termine ein, damit Sie eine gute Übergabe machen können

Wir wünschen schöne Ferien und tolle Entwicklungschancen!

 

Führungstraining

Sie wollen Ihre Führungsfähigkeiten weiterentwickeln? In unserem Führungstraining können die Trainingsteilnehmenden durch laufende Standortbestimmungen den Wirkungsgrad ihrer Führungsfähigkeiten überprüfen und direkt in der Praxis anwenden!

 Quellen

  • Peter Beglinger Training AG: Arbeitsunterlagen und Trainingsinhalte von Dr. Oliver Mattmann
  • Robert Half (2015): Schweizer Manager sind besorgt über mangelnde Mitarbeitendenführung während der Ferienzeit, https://www.roberthalf.ch/de/presse/schweizer-manager-sind-besorgt-ueber-mangelnde-mitarbeitendenfuehrung-waehrend-der (aufgerufen am 28.06.2023)

In diesem Blogartikel werden aus Gründen der besseren Lesbarkeit teilweise das generische Maskulinum, teilweise das generische Femininum verwendet. Dabei werden jeweils alle Geschlechteridentitäten ausdrücklich miteinbezogen.

Dr. Oliver Mattmann

Oliver Mattmann ist Geschäftsführer und Trainer bei der Peter Beglinger Training AG. Sowohl als Trainer als auch als Buchautor überzeugt er mit seinen praxisnahen Inhalten. 

Jetzt abonnieren
Unser Peter Beglinger Magazin

Hier steht Ihnen unser Peter Beglinger Magazin als digitales Abo bereit.

      Ich habe die Datenschutzinformationen und AGB gelesen und willige in die Nutzung der angegebenen persönlichen Daten ein. Diese Einwilligung kann ich jederzeit per E-Mail widerrufen.

      Weitere Beiträge

      Verkaufen
      Die Kunst des Verkaufs: Kundenwünsche verstehen und integrieren

      Der Verkauf ist eine tänzerische Begegnung zwischen den Vorstellungen des Kunden und den Fähigkeiten des Verkäufers. In diesem anspruchsvollen Tanz geht es darum, nicht nur die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen, sondern auch seine Vorstellungen in die eigene Vision zu integrieren. Hier ist eine tiefe Kenntnis der Kundenwünsche und ein einfühlsames Eingehen auf diese von entscheidender Bedeutung.

      Weiterlesen

      Anfrage senden