«Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser» – eine überholte Einstellung oder ist da doch etwas dran? In diesem Artikel gehen wir der Frage auf den Grund, ob und warum Führungskräfte die Arbeit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontrollieren sollten. Und wir zeigen, dass wirkungsvolle Kontrolle nichts mit mangelndem Vertrauen zu tun hat, im Gegenteil!
Mitarbeiter kontrollieren – eine Frage des Vertrauens oder der Wertschätzung?
Das alte Sprichwort «Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser» suggeriert, dass die zwei Aspekte Gegenspieler sind: Entweder Sie vertrauen Ihren Mitarbeitenden oder Sie kontrollieren sie.
Auch auf Social Media, insbesondere LinkedIn, ist immer häufiger zu lesen: Die Vorstellung, der oder die Vorgesetzte müsse die Mitarbeitenden kontrollieren, sei überholt. Wer dies tue, habe einfach nicht genügend Vertrauen in sein Team.
Doch was verstehen wir darunter, wenn wir vom «Kontrollieren der Mitarbeiter» sprechen? Und ist dies zwangsläufig eine Frage des Vertrauens?
Kontrolle ist nicht gleich Kontrolle. Es geht darum, wen oder was ich kontrolliere: die Mitarbeitenden an sich oder konkrete Arbeitsergebnisse? Das macht einen riesigen Unterschied – und zwar zwischen destruktiv-demotivierender und konstruktiv-motivierender Kontrolle!
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Kontrolle des Mitarbeiterverhaltens – ein Zeichen mangelnden Vertrauens
Wenn Vorgesetzte jeden noch so kleinen Schritt, jede Kaffeepause und jede gestempelte Homeoffice-Stunde überwachen und kontrollieren, entsteht beim Mitarbeiter, der Mitarbeiterin – verständlicherweise – das Gefühl, dass ihm/ihr nicht genügend Vertrauen entgegengebracht wird.
Gerade in Positionen, in denen selbstständiges Arbeiten grossgeschrieben wird, sollte genau diese Selbstständigkeit auch zugestanden werden. Und auch bei kreativen Berufen und Aufgaben, bei denen sich Zeitpunkt und Dauer einer Idee und deren Umsetzung sowieso nur schwer abschätzen lassen, ist eine engmaschige Kontrolle der Arbeitszeitverwendung wenig sinnvoll und häufig sogar kontraproduktiv.
Wenn Führungskräfte ihre Mitarbeitenden und deren Verhalten also zu kleinlich – und vor allem unabhängig von der Arbeitsleistung – kontrollieren, kann dies als Zeichen mangelnden Vertrauens aufgefasst werden und demotivierend wirken.
Kontrolle der Mitarbeiterleistung – ein Zeichen der Wertschätzung
Ganz anders sieht es dagegen bei der Kontrolle der Mitarbeiterleistung aus.
«Wenn Führungskräfte – beispielsweise im Rahmen eines Projekts – am Anfang Aufgaben verteilen und dann die Mitarbeitenden ‹einfach mal machen lassen›, ist das nicht ein Zeichen grossen Vertrauens, sondern häufig einfach Bequemlichkeit», warnt PBT-Führungstrainer Dr. Oliver Mattmann, und führt fort: «Dabei ist es als Führungskraft meine Aufgabe, die Erledigung der Aufgaben und Einhaltung der Fristen zu kontrollieren – insbesondere, um einen Anlass zum Loben zu finden.»
Heisst konkret: Wer nur kontrolliert, um Fehler zu suchen und zu beanstanden, verpasst eine wichtige Chance. Denn regelmässige Kontrollgespräche bieten mehrere Vorteile:
- Gefährdete Deadlines können frühzeitig identifiziert und (wenn möglich) angepasst werden.
- Es fällt auf, wenn die Arbeit der jeweiligen Person nicht dem grösseren Ziel dienlich ist; der Kurs kann möglichst frühzeitig korrigiert werden.
- So wird schnell bemerkt, ob die Priorisierung der Aufgaben «verhebt», oder im Gegenteil manche Aufgabenbereiche unnötig «aufgeblasen» werden.
- Das Kontrollieren der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bietet einen idealen Anlass zum Loben, was wiederum die Mitarbeitermotivation steigert.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die 5 Bausteine echter Mitarbeitermotivation vor – inklusive Expertentipps und einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für erfolgreiche Mitarbeitergespräche.
All die genannten Punkte verhindern, dass finanzielle und zeitliche Ressourcen verschwendet werden und Mitarbeitende (im schlimmsten Fall) plan- und antriebslos vor sich hinarbeiten.
Die Arbeit der Mitarbeiter kontrollieren – eine grossartige Entwicklungschance
Lassen Sie sich die Chance nicht entgehen und helfen Sie Ihren Mitarbeitenden in ihrer Entwicklung, indem Sie regelmässig Kontrollgespräche führen!
Dabei sollten Sie Art und Häufigkeit der Kontrollgespräche natürlich an die Position und Erfahrung der jeweiligen Mitarbeitenden anpassen: Junge oder unerfahrenere Mitarbeitende sowie Angestellte in Junior-Positionen benötigen meist noch etwas mehr Kontrolle und Begleitung als erfahrenere, langjährige Angestellte oder Teammitglieder in Senior-Rollen.
Achten Sie aber auch auf die verschiedenen Persönlichkeitstypen und Bedürfnisse der Individuen: Manche brauchen im Arbeitsalltag mehr Feedback, Bestätigung und Sicherheit, um motiviert am Ball zu bleiben. Andere fühlen sich dagegen eher unter Beobachtung und Druck, wenn sie das Gefühl haben, zu häufig kontrolliert zu werden.
Da sind Fingerspitzengefühl und Führungskompetenz gefragt.
In diesem Beitrag gehen wir der Frage auf den Grund, was es braucht, um eine gute Führungskraft zu werden – und ob Leadership reines Talent oder erlernbar ist.
Positive Kontrolle der Mitarbeiter – so gehen Sie es in der Praxis an
Nun fragen Sie sich vielleicht: «Was kann ich als Führungskraft also tun, damit die (von mir delegierten) Aufgaben pünktlich, zu meiner Zufriedenheit und mit der grösstmöglichen Motivation erledigt werden?»
Der Schlüssel liegt in der konsequenten positiven Kontrolle der Aufgaben.
4 Fragen für bessere Mitarbeiterkontrolle
- Hat der Mitarbeiter, die Mitarbeiterin zur Aufgabe «Ja» gesagt (als ich sie ihm/ihr erstmals übertragen habe)?
> Mitarbeitende sind motivierter, wenn sie sich selbst aktiv zur Aufgabe entschieden/verpflichtet haben. - Wurden eindeutige, messbare, attraktive und angemessene Ziele (SMART-Ziele) vereinbart?
> Nur wenn klar ist, was erwartet wird, kann auch zielgerichtet kontrolliert werden. - Hat die Mitarbeiterin, der Mitarbeiter den Termin selbst bestimmt? Also: Habe ich ihr/ihm die Freiheit gelassen, selbst einen Liefertermin vorzuschlagen?
> Häufig ist es so, dass die Führungskraft einen Termin vorgibt. Effektiver ist es, die Mitarbeitenden nach deren Abgabetermin zu fragen. Dadurch steigen Motivation und Verbindlichkeit. - Habe ich mir diesen Termin persönlich notiert, damit ich am selben oder spätestens am Tag darauf eine Kontrolle der Arbeitsleistung und Erledigung der Aufgabe machen kann?
> Wenn die Mitarbeitenden bemerken, dass die Führungskraft die Deadlines im Blick hat und (zielgerichtet) kontrolliert, gibt ihnen das Sicherheit und sie spüren die Bedeutung sowie Wertschätzung ihrer Arbeit.
Mitarbeiter kontrollieren: 5 Fragen für ein effektives und motivierendes Kontrollgespräch
An diesen 5 Fragen können Sie sich bei Kontrollgesprächen mit Ihren Mitarbeitenden orientieren:
- Wurde der vereinbarte Termin für die Erledigung der Aufgabe eingehalten?
- Was ist bei der geleisteten Aufgabe des/der Mitarbeitenden besonders hervorzuheben?
- Was ist ihr/ihm gut gelungen?
- Was kann er/sie bei der nächsten Aufgabe noch bewusster umsetzen oder verbessern?
- In welchen Bereichen und inwiefern hat sich der/die Mitarbeitende seit der letzten Aufgabe weiterentwickelt?
Tipp: Denken Sie auch daran, die Mitarbeiterin, den Mitarbeiter um eine eigene Einschätzung zu diesen Fragen zu bitten. So können Sie Ihren Eindruck mit jenem Ihres Gegenübers abgleichen und erreichen eine noch höhere Verbindlichkeit und Motivation für die nächsten Zielvereinbarungen.
Als Führungskraft ist es meine Pflicht, die Termine und Aufgaben zeitnah zu kontrollieren und die Arbeitsleistung meiner Mitarbeitenden zu würdigen.
Fazit: Eine positive Mitarbeiterkontrolle sichert Erfolge und eine hohe Mitarbeitermotivation
Wenn Sie beim Kontrollieren der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen folgende Punkte beachten, erhalten Sie nicht nur Topleistungen von Ihrem Team, sondern tragen auch zu einer höheren Motivation und Mitarbeiterbindung bei.
- Kontrollieren Sie die Arbeitsleistung, nicht das Verhalten Ihrer Mitarbeitenden.
- Vereinbaren Sie im Vorfeld gemeinsam Ziele für die jeweilige Aufgabe, auf die sich die Kontrolle bezieht.
- Führen Sie die Kontrolle in Form von dedizierten Kontrollgesprächen durch.
- Suchen Sie nicht nur nach , sondern heben Sie insbesondere auch Positives hervor.
- Behalten Sie stets die Entwicklung der/des Mitarbeitenden im Auge und holen Sie regelmässig auch ihre/seine Einschätzung dazu ab.
Wir wünschen viel Erfolg bei Ihren anstehenden Vorhaben und positive sowie motivierende Kontrollgespräche!
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Quellen
- Peter Beglinger Training AG: Arbeitsunterlagen und Trainingsinhalte von Dr. Oliver Mattmann
- Laufer, Hartmut (2019): Mitarbeiter kontrollieren, ohne zu frustrieren, https://www.springerprofessional.de/fuehrungsqualitaet/mitarbeitermotivation/mitarbeiter-kontrollieren-ohne-zu-frustrieren/16556044 (aufgerufen am 27.04.2023)
In diesem Blogartikel wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit teilweise das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich miteinbezogen.
