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Mitarbeitergespräche führen: 5 Tipps für den perfekten Gesprächsverlauf

Mitarbeitergespräch führen

Inhaltsverzeichnis

Warum sind Gespräche mit Mitarbeitenden wichtig?

Haben Sie sich auch schon gefragt, ob die Mitarbeitergespräche Zeitverschwendung sind oder nicht? Die kurze Antwort: Nein. Aber was bringt ein solches Gespräch?

 

Ein regelmäßiger Austausch zwischen der/dem Vorgesetzten und den Mitarbeitenden ist für ein gutes Arbeitsklima sehr wichtig. Denn bei einem Mitarbeitergespräch haben beide Seiten die Chance, sich gegenseitig Feedback zu geben. Das gehört unter anderem auch zu einem guten Leadership dazu. Ein Gespräch mit der Führungsperson wird meist angekündigt, damit sich beide Seiten darauf vorbereiten können. 

Leader
Leadership

Was bedeutet Leadership und warum ist gutes Leadership so wichtig? All das und noch viel mehr erfahren Sie in unserem Beitrag ‚Leadership: Definition, Kompetenz und Aufgaben‘. 

Der Hauptzweck des Mitarbeiter Qualifikationsgespräches ist die Motivation zu einer persönlichen Steigerung. Außerdem wird durch einen regelmäßigen Austausch die Zusammenarbeit stetig und nachhaltig verbessert, wenn beide Seite sich entwickeln!

 

Es werden die bisherige Leistung und Wirkung des/der Mitarbeitenden besprochen sowie künftige Ziele vereinbart. Die Mitarbeitenden können Rückmeldung zu ihrer bisherigen Arbeit und Informationen zu zukünftigen Entwicklungen bekommen. 

 

Aber auch umgekehrt kann die Führungsperson im Gespräch wertvolles Feedback erhalten. Häufig werden Mitarbeitergespräche in regelmäßigen Abständen (monatlich, viertel-, halbjährlich oder jährlich) angesetzt. Normalerweise findet es unter vier Augen zwischen der/dem direkten Vorgesetzten und einem/einer Mitarbeitenden statt.

 

Andere Arten von solchen Gesprächen wären aber auch – je nach Thema oder Anlass: Motivationsgespräch, sachbezogenes Kontrollgespräch, Beförderungsgespräch, Qualifikationsgespräch, Tadelsgespräch oder Austrittsgespräch.

 

Egal, welchen Anlass das Gespräch zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden hat: Die folgenden fünf Tipps werden Ihnen helfen, das Mitarbeitergespräch optimal zu führen.

5 Tipps für das perfekte Mitarbeitergespräch

Es gibt verschiedene Arten von Personalgesprächen. Für alle gelten jedoch die folgenden fünf Punkte, um ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch führen zu können.

  1. Das Mitarbeitergespräch vorbereiten und ein Gesprächsziel bestimmen
  2. Persönliche Stärken des Mitarbeitenden kennen
  3. Begrüßung und positiver Einstieg
  4. Aktiv Zuhören und Anerkennung zeigen
  5. Konkrete Vereinbarung treffen

Was genau unter den genannten Punkten zu verstehen ist, möchten wir Ihnen nun erklären.

1. Mitarbeitergespräch vorbereiten und Gesprächsziel bestimmen

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Daher sollten Sie sich schon vor Beginn des Gesprächs das Gesprächsziel vor Augen führen. Nur so können Sie ein Mitarbeitergespräch perfekt vorbereiten und optimal führen.

 

Dieses Ziel sollten Sie dann während der gesamten Konversation vor Augen haben, um nicht vom Thema abzukommen. Ihre Aufgabe als Führungsperson ist es, Ihre Mitarbeitenden zu führen. Diese Fähigkeit sollte auch in zielgerichteten Gesprächen zum Ausdruck kommen. 

Führungstraining

Sie wollen Ihre Führungsfähigkeiten weiterentwickeln? In In unserem Führungstraining können die Trainingsteilnehmenden durch laufende Standortbestimmungen den Wirkungsgrad ihrer Führungsfähigkeiten überprüfen und direkt in der Praxis anwenden!

Überlegen Sie sich also bereits im Vorhinein, was genau Sie ansprechen möchten und machen Sie sich Notizen. Erstellen Sie einen roten Faden, an dem Sie sich orientieren können. Legen Sie sich Ihre Notizen während des Gesprächs bereit. So schweifen Sie nicht ab und das Gespräch wird nicht mehr Zeit als notwendig beanspruchen.

 

Sie sollten sich auch mental bereits auf das Mitarbeitergespräch einlassen und an Ihrer inneren Haltung dazu arbeiten. Zum Beispiel: warum freue ich mich hier und jetzt, dieses Gespräch zu führen!

2. Persönliche Stärken des Mitarbeitenden erfragen und bewusst einsetzen

In jedem Gespräch, das Sie als Führungsperson führen, sollten Sie die jeweiligen Stärken und Schwächen des/der Mitarbeitenden kennen. Auch das gehört zu einer guten Vorbereitung dazu. Aber das geht in der Praxis oft auseinander, denn die Vorstellung des Mitarbeitenden sind nicht immer die gleichen wie vom Vorgesetzten!

 

Dabei ist entscheidend, was der/die Mitarbeitende selbst als seine Stärken betrachtet. Diese können genutzt werden, um Zielsetzungen persönlich und damit reizvoller zu formulieren. Somit kann das volle Potenzial des Mitarbeitenden ausgeschöpft werden. 

 

Die Führung sollte am besten auf den Stärken der Mitarbeitenden und eben nicht auf ihren Schwächen aufgebaut werden. Das ist langfristig deutlich effektiver und führt zu einer höheren Arbeitsmotivation. 

3. Begrüßung und positiver Gesprächseinstieg

Am Anfang eines guten Gesprächs sollten eine höfliche Begrüßung und ein positiver Gesprächseinstieg stehen. Es sollte auch auf eine offene, ruhige Körperhaltung geachtet werden. Das führt zu einer guten Grundstimmung, auf der eine sachliche und produktive Kommunikation aufgebaut werden kann.

 

Ein positiver Beginn ist die Basis für ein gutes Gespräch. Das Gespräch kann nun respektvoll auf ebenbürtigem Verhalten geführt werden. In einem guten, ruhigen Gesprächsklima können auch schwierige Punkte einfacher angesprochen werden. 

4. Aktiv zuhören und Anerkennung zeigen

Aktives Zuhören ist ein Schlagwort, das man oft liest. Aber was bedeutet es konkret und welche Bedeutung hat es in einem Gespräch mit Mitarbeitenden?

 

Wichtig, um überhaupt zuhören zu können, ist Schweigen. Das klingt vielleicht banal, ist in einem Personalgespräch aber sehr wichtig. Geben Sie während eines solchen Gesprächs Ihren Mitarbeitenden die Chance, etwas zu sagen. Es soll schließlich zu einem beidseitigen Austausch kommen und kein Monolog stattfinden. Die Führungskraft darf nicht den Fehler machen, das Gespräch die permanent zu dominieren.

Die Mitarbeitenden können dabei mithilfe von offenen Fragen motiviert werden, in Austausch zu treten. Solche Fragen können mit den klassischen W-Wörtern beginnen: Wer, was, wo, wofür, weshalb, wenn, wieso, wodurch, womit, weswegen, warum, wem, wie viel, wofür, warum, wozu, wie, wann, welche, wovon.

Wenn die Mitarbeitenden am Wort sind, bleiben Sie mit Ihrer Aufmerksamkeit beim Gesagten und stellen Sie Rückfragen. Selbst kleine Mikro-Ermutigungen wie “hmm”, “ja” oder “aha” demonstrieren aktives und aufmerksames Zuhören. 

 

So stellen Sie sicher, dass Sie die Anliegen und Punkte richtig verstehen. Das wird auch bei Ihrem Gegenüber einen guten Eindruck hinterlassen. Die Mitarbeitenden fühlen sich ernst genommen und gehört. Das bedeutet keineswegs, dass Sie Ihre Mitarbeitenden vom Ziel des Gesprächs abschweifen lassen sollen. Behalten Sie Anlass und Ziel des Mitarbeitergesprächs immer im Auge. 

 

Unabhängig vom Anlass der Konversation sollten Sie Ihren Mitarbeitenden Anerkennung zeigen. Das kann in Form von bewusstem und konkretem Lob, Zustimmungen oder Nachfragen zu ihrer Sichtweise oder Meinung geschehen. So können Sie einen wertschätzenden Umgang etablieren und das Gespräch auf Augenhöhe führen.

5. Konkrete Vereinbarung treffen

Kein Gespräch sollte ohne konkrete Zielvereinbarungen beendet werden! Dabei werden die Ziele je nach Gesprächsanlass festgelegt. Beim Festlegen von Zielen kann die SMART-Methode helfen.

Zielsetzung

Wie setzt man sich Ziele nach der SMART-Methode und wie geht man bei der Fomulierung von Zielen am besten vor? Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag ‚SMART-Ziele setzen: So funktioniert die SMART-Methode‘.

Bei schwierigen Gesprächen – wie beispielsweise einem Qualifikations- oder Tadelsgespräch – können diese Vereinbarungen auch schriftlich festgehalten werden. Die Vereinbarung kann dann von beiden Seiten unterschrieben und somit verbindlich gemacht werden. 

Mitarbeitergespräch Beispiele: Gesprächsarten und ihr optimaler Aufbau

Wir möchten Ihnen hier zeigen, wie Sie die oben genannten Tipps in der Praxis umsetzen können. Hierfür stellen wir Ihnen die zwei Beispiele des sachbezogenen Kontrollgesprächs und des Tadelsgesprächs vor.

 

Anmerkung: Gespräche mit Mitarbeitenden können natürlich auch in anderen Kontexten stattfinden. Solche anderen Anlässe wären z.B. Sitzungen, Beförderungen, Berufsaustritte, Versetzungen, Gehaltskürzungen, Entlassungen oder Gebietsverkleinerungen.

 

Mitarbeitergespräch vorbereiten
Ein Mitarbeitergespräch kann auch außerhalb des Büros stattfinden.

1. Sachbezogenes Kontrollgespräch

Bei einem sachbezogenen Kontrollgespräch kann festgestellt werden, welche persönlichen Ziele der/die Mitarbeitende hat und wie er mit denen des Unternehmens umgeht.

 

90% des Gesprächserfolges ist die Vorbereitung. Es sollten konkrete Ziele und ein roter Faden für das Mitarbeitergespräch notiert werden. Nach der obligatorischen Begrüßung und einem Gesprächseinstieg wird zunächst auf künftige (persönliche oder unternehmensbezogene) Ziele eingegangen. Die Mitarbeitenden werden hier nach ihren Zielen und den Beweggründen für diese gefragt.

 

Durch Nachfragen und Zustimmung wird das Gespräch flüssig am Laufen gehalten. Die Mitarbeitenden bekommen hier die Gelegenheit, zu sprechen und ihre Vorstellungen auszudrücken. Hier kann die Führungsperson auch mehr über die Stärken des/der Mitarbeitenden in Erfahrung bringen.

 

Dann werden die Zielvorstellungen mit der Gegenwart in Beziehung gebracht. Was wurde bisher in Bezug auf die Ziele erreicht? Erneut sollten die Mitarbeitenden hier zu Wort kommen können.

 

Am Ende können gemeinsam konkrete Maßnahmen zum Erreichen der Ziele festgelegt werden. Welche Vorschläge oder Alternativen haben die Mitarbeitenden? Zum Abschluss sollte sich die Führungsperson für das Gespräch bedanken und verabschieden.

2. Tadelgespräch

Es sollte immer sachlich sein und bei der/dem Mitarbeitenden eine Änderung des Verhaltens bewirken. Die Auswirkungen des Fehlverhaltens stehen also im Fokus!

 

Ein solches Gespräch sollte erst nach mindestens zwei Qualifikationsgesprächen zu demselben Thema geführt werden. Außerdem sollte der Tatbestand zweifellos gesichert sein. Das macht Rechtfertigungsversuche vonseiten des/der Mitarbeitenden unnötig.

 

Nach der Begrüßung sollte ein positiver Gesprächseinstieg erfolgen. Das zeigt die positive Einstellung der Führungsperson zum/zur Mitarbeitenden auf. Denn, es geht um die Sache und nicht um die Person!

Mitarbeitergespräche führen
Die Vorbereitung auf das Gespräch mit den Mitarbeitenden ist das A und O.

Anschließend sollte nicht “lang um den heißen Brei herum” geredet werden. Sprechen Sie die Tatsachen sachlich und ohne Emotionen an und nennen Sie, wenn möglich, konkrete Zahlen und Daten. Legen Sie hierbei die Auswirkungen des Fehlverhaltens dar.

 

Wir fragen den Mitarbeitenden, ob er dieses Verhalten und deren Auswirkung für unser Unternehmen richtig findet. Es braucht hier eine Selbstverurteilung. Dann sollten Sie schweigen und aktiv zuhören. Die Mitarbeitenden sollen selbst die Folgen ihres Fehlverhaltens erkennen und aussprechen. Rechtfertigungsversuche sollten mit dem erneuten Stellen der Frage unterbunden werden.

 

Wenn die Mitarbeitenden zustimmen und die Folgen erkennen, sollte die Führungsperson Anerkennung aussprechen. Beispielsweise “Gut, es freut mich, dass Sie es auch so sehen.” 

 

Anschließend vereinbaren beide Parteien gemeinsam Ziele zur Verbesserung des Verhaltens des/der Mitarbeitenden. Lassen Sie dabei die Mitarbeitenden selbst Vorschläge machen und erstellen Sie eine Vereinbarung. Sie können auch konkrete Termine und Fristen festlegen.

 

Am Ende ist ein positiver Abschluss, wie etwa “Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen” wichtig. Das zeigt, dass Sie die Person trotz der sachlichen Verfehlung auf einer persönlichen Ebene trotzdem wertschätzen. Ein richtig geführtes Tadelsgespräch hinterlässt einen tiefen Eindruck und kann motivierend wirken. 

Fazit: Mitarbeitergespräch als beidseitige Chance verstehen

Mitarbeitergespräche haben nicht immer den besten Ruf. Doch bieten sie eine gute Gelegenheit des gegenseitigen Austauschs zwischen der Führungsperson und den Mitarbeitenden. 

 

Am wichtigsten ist eine gute Vorbereitung beider Seiten und ein wertschätzender Umgang miteinander. Auch sollte kein Mitarbeitergespräch ohne konkrete Zielvereinbarungen enden. Gut geführt, kann es zur persönlichen Weiterentwicklung des/der Mitarbeitenden beitragen und das Arbeitsklima nachhaltig verbessern.

Quellen

  • Peter Beglinger Training AG: Trainingsunterlagen (insbesondere Arbeitsunterlagen 3, 5, 6, 9, 10 und 15).
  • Helmold, M. (2022): Leadership. Agile, virtuelle und globale Führungskompetenzen in Zeiten von neuen Megatrends. Wiesbaden: Springer Fachmedien, S.112-113.
  • Endrejat P.C. & Meinecke, A.L. (2021): Kommunikation in Veränderungsprozessen. Psychologische Grundlagen für die Arbeit mit Individuen und Gruppen. Wiesbaden: Springer Fachmedien, S. 29-32.

Dr. Oliver Mattmann

Oliver Mattmann ist Geschäftsführer und Trainer bei der Peter Beglinger Training AG. Sowohl als Trainer als auch als Buchautor überzeugt er mit seinen praxisnahen Inhalten. 

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