Checkliste, To-Do-Liste & Co.: Zeitmanagement und Planung im Arbeitsalltag


Vieles ist im Alltag planbar. Das gilt für Fach- sowie Führungskräfte. In diesem Beitrag finden Sie einfach umsetzbare Tipps und Tricks zum Thema Zeitmanagement, die einen grossen Effekt auf Ihren Alltag haben werden.

Liste führen

Schreiben Sie sich täglich oder wöchentlich eine Übersicht der wichtigsten Pendenzen auf. Sobald Sie diese erledigt haben, dürfen Sie die Aufgabe mit grosser Freude wieder durchstreichen.  

Ordnung, Sauberkeit und Übersicht

Damit das eigene Zeitmanagement ermöglicht wird, sind diese drei Voraussetzungen notwendig. Es lohnt sich, den Schreibtisch, Desktop und grundsätzlich den Arbeitsplatz ordentlich zu halten. Hier sind einige Massnahmen, die Sie ohne einen grossen Aufwand umsetzen können:

  1. Ordner nutzen,
  2. E-Mails minimieren
  3. Dateien einheitlich und konsistent anschreiben 

Agieren statt reagieren

Nehmen Sie sich täglich 10 bis 15 Minuten Zeit, um Ihren Tagesablauf zu planen, festzuhalten und zu strukturieren. Das ist keine Zeitverschwendung, im Gegenteil: Ein erfolgreiches Zeitmanagement spart langfristig Zeit. Ideal ist es, wenn Sie die benötigte Zeit für die einzelnen Aufgaben kennen oder so gut wie möglich abschätzen. Wichtig ist dabei, dass Sie auch Zeit für unvorhersehbare Dinge planen. Denn ein wenig Flexibilität gehört zum täglichen Leben dazu. Geschieht jedoch nichts Ausserordentliches, können Sie die Pufferzeiten nutzen, um sich eine kurze Atempause zu gönnen.   

Die individuelle Routine kennen

Fragen Sie sich: Gibt es Tageszeiten, zu denen Sie besonders energiegeladen, motiviert und leistungsbereit sind? Diese gilt es produktiv zu nutzen. Nutzen Sie diesen Tagesabschnitt, um schwierige Tätigkeiten, für die man viel Konzentrationskraft braucht, zu erledigen. 

Eins nach dem Anderen

Multitasking ist eine Fähigkeit, die im Job eher zu mehr Unordnung und Unübersichtlichkeit führt. Deshalb ist es so wichtig, Prioritäten zu setzen, einen Plan machen (an den man sich auch hält) und die jeweiligen Aufgaben Schritt für Schritt zu erledigen. Gerne dürfen auch Ihre Teamkollegen darauf aufmerksam gemacht werden, falls sie Ihnen weitere Zusatzaufgaben geben möchten. Sie kennen Ihre Prioritäten, lassen Sie sich nicht ablenken.

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