Wer kennt das nicht? Man sitzt in einem Meeting, blickt auf die Uhr und kann es kaum erwarten, dass die Besprechung endet. Die Gedanken wandern zu anstehenden Aufgaben, der E-Mail-Flut oder dem letzten spannenden Projekt. Leider sind solche Meetings keine Seltenheit – laut Studien verbringen viele von uns durchschnittlich über 3 Stunden pro Woche in ineffizienten Sitzungen. Diese Zahl mag harmlos erscheinen, doch sie summiert sich zu enormen Zeitverlusten, die uns im Alltag belasten und produktive Arbeitszeit rauben.
economiesuisse und unser Unternehmen haben das enorme Potenzial für eine bessere Meetingkultur untersucht. Das Ergebnis ist erstaunlich: Durch gezielte Massnahmen könnten Führungskräfte und Mitarbeitende bis zu 8 % ihrer Arbeitszeit einsparen. Die Frage ist nur, warum dieses Potenzial in vielen Unternehmen bisher ungenutzt bleibt.
Die Ursachen: Warum sind Meetings so oft unproduktiv?
Fehlendes Bewusstsein: Oft wurde in Unternehmen noch nie erhoben, wie viel Zeit tatsächlich in Meetings verloren geht. Den meisten ist nicht bewusst, dass hier Potenzial für Verbesserungen besteht.
Keine Konsequenzen: Es gibt keine direkte „Bestrafung“ für ineffiziente Meetings. Wer anderen die Zeit stiehlt, muss selten mit Konsequenzen rechnen, was zu einem fahrlässigen Umgang mit der Ressource Zeit führt.
Mangelnde Schulung: Nur etwa ein Drittel aller Führungskräfte und Mitarbeitenden haben je eine Schulung zur Meetingführung durchlaufen. Der Grund? Die gegenwärtige Situation ist für viele „bequem genug“, um notwendige Veränderungen hinauszuzögern.
Diese Faktoren sorgen dafür, dass Unternehmen auf wertvolle Verbesserungsmöglichkeiten verzichten. Doch wer proaktiv handelt, kann durch eine neue Meetingkultur nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen und Motivation gewinnen.
Die Lösung: Sechs Schritte für produktive und spannende Meetings
Falls auch Sie Ihre Meetingkultur revolutionieren und Ergebnisse verbessern möchten, bieten die folgenden Schritte eine wertvolle Anleitung.
1. Bewusstsein schaffen: Jedes Meeting ist optimierbar
Das Fundament jeder Veränderung ist das Bewusstsein, dass jeder Meetingprozess verbessert werden kann. Vermeiden Sie das „Das-haben-wir-immer-schon-so-gemacht“-Denken und motivieren Sie Ihr Team, sich zu hinterfragen: Was kann hier verbessert werden?
Praktische Massnahmen:
- Feedback-Runden nach jedem Meeting: Fragen Sie die Teilnehmenden, was besser laufen könnte.
- Analysieren Sie den Ablauf vergangener Sitzungen und identifizieren Sie Verbesserungspotenzial
2. Standards definieren: Effizientes Verhalten kultivieren
Schaffen Sie Standards für den Umgang miteinander und für die Meetingführung. Effektive Standards verhindern Abschweifen und fördern produktives Arbeiten.
Beispiele für nützliche Standards:
- Pünktlichkeit: Beginnen Sie jedes Meeting konsequent pünktlich. So vermeiden Sie Wartezeiten und setzen ein Zeichen für Disziplin.
- Strikte Agenda-Einhaltung: Der oder die Sitzungsleiter*in sollte darauf achten, dass sich alle an die Agenda halten.
- Knappe, präzise Beiträge: Ermöglichen Sie es den Teilnehmenden, sich kurz zu äussern. Längere Diskussionen können oft vertagt werden.
- Fokus auf Entscheidungen: Ein Meeting, das keine Entscheidungen hervorbringt, ist oft wenig wert. Achten Sie darauf, dass am Ende des Meetings konkrete Ergebnisse oder Entscheidungen stehen.
3. Zielerreichung regelmässig prüfen
Eine effiziente Besprechung endet nicht ohne Kontrolle der Zielerreichung. Nutzen Sie die letzten zehn Minuten jedes Meetings, um mit den Teilnehmenden zu reflektieren, ob die Ziele erreicht wurden.
Vorschläge für diese Reflexion:
- Zielüberprüfung: Wurde das Ziel des Meetings erreicht? Wenn nicht, was hat gefehlt?
- Verbesserungsvorschläge: Was kann beim nächsten Mal besser gemacht werden?
- Individuelle Verantwortlichkeiten: Definieren Sie klar, wer für die Umsetzung der besprochenen Punkte verantwortlich ist und bis wann dies geschehen soll.
Kein Meeting ohne Agenda!
4. Dauerhaftes Bewusstsein schaffen: Der Blick auf die Zeitachse
Ein einfaches, aber effektives Konzept zur Meetingoptimierung ist das Bewusstsein, in welcher Phase des Gesprächs wir uns gerade befinden. Dabei helfen drei Zeitperspektiven:
- Vergangenheit: Diskussionen über vergangene Ereignisse bringen uns oft nicht weiter und kosten wertvolle Zeit. Lassen Sie alte Themen, die keine direkten Auswirkungen auf Entscheidungen haben, aussen vor.
- Gegenwart: Nutzen Sie die Gegenwart zur Analyse aktueller Herausforderungen und der Abweichung von Soll-Zuständen.
- Zukunft: Planen Sie aktiv und konkret die nächsten Schritte. Fokussieren Sie sich auf Handlungen, die in die Zukunft gerichtet sind.
- Nie ohne Aktionsplan: „Wer macht was bis wann?“
Vermeiden Sie es, Meetings ohne konkrete nächste Schritte zu beenden. Definieren Sie am Ende jedes Meetings, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein soll. Dies fördert die Verbindlichkeit und stellt sicher, dass Ergebnisse auch umgesetzt werden.
Schritte zur Implementierung:
- Erstellen Sie nach jedem Meeting eine Liste mit Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
- Geben Sie klare Deadlines an, um sicherzustellen, dass alle wissen, wann was zu erledigen ist.
6. Die beste Sitzung ist die, die nicht stattgefunden hat
Fragen Sie sich vor jedem Meeting, ob es wirklich notwendig ist. Können die Themen in einer E-Mail, einem kurzen Bericht oder in einem Einzelgespräch geklärt werden? Oft sind Meetings eine bequeme Lösung, doch nicht immer die effektivste.
Stellen Sie sich folgende Fragen, bevor Sie ein Meeting ansetzen:
- Gibt es einen klaren Zweck und ein definiertes Ziel?
- Könnte der Inhalt anders vermittelt werden, z. B. per Rundschreiben?
- Wer muss tatsächlich anwesend sein?
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Praxistipps zur Optimierung der Meetingkultur
Die Theorie ist gut, aber wie setzen wir sie in die Praxis um? Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu verbessern:
- Meetingstruktur überdenken: Setzen Sie auf kürzere, fokussierte Meetings. Eine Agenda sollte maximal drei bis vier Hauptpunkte umfassen.
- Moderation und Protokollierung: Ernennen Sie einen festen Moderator, der den Ablauf im Blick behält und sicherstellt, dass alle Themen besprochen werden.
- Kürzere, häufigere Check-ins statt langer Meetings: Oft kann ein kurzer täglicher Check-in zu mehr Effizienz führen als ein wöchentliches langes Meeting.
- Digitale Tools nutzen: Tools wie Slack, Teams oder Trello bieten sich an, um Informationen zu teilen und den Meetingbedarf zu reduzieren.
Eine neue Meetingkultur für mehr Effizienz und Motivation
Meetings gehören zum Unternehmensalltag, doch ihre Qualität entscheidet massgeblich darüber, wie viel Nutzen sie bringen. Indem Sie die oben genannten Schritte umsetzen, können Sie nicht nur Langeweile in Meetings vermeiden, sondern auch die Produktivität Ihres Teams steigern und die Arbeitskultur positiv beeinflussen.
Denken Sie daran: Die beste Besprechung ist die, die gar nicht stattfinden muss – oder zumindest diejenige, die klar, effizient und ergebnisorientiert geführt wird.
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Quellen
- Peter Beglinger Training AG: Arbeitsunterlagen und Trainingsinhalte von Dr. Oliver Mattmann
In diesem Blogartikel werden aus Gründen der besseren Lesbarkeit teilweise das generische Maskulinum und teilweise das generische Femininum verwendet. Dabei werden jeweils alle Geschlechteridentitäten ausdrücklich miteinbezogen.