Ein Mitarbeiter meldet sich krank. Die Führungskraft organisiert eine Stellvertretung und verteilt Aufgaben neu. Einige Tage später kehrt der Mitarbeiter zurück. Der Arbeitsalltag geht weiter.
Hier beginnt Führung: Wie gelingt der Wiedereinstieg? Welche Unterstützung braucht der Mitarbeiter? Ein Rückkehrgespräch verbindet persönliches Interesse mit einer Standortbestimmung und konkreten nächsten Schritten.
Absenzen betreffen das ganze Team
Ungeplante Absenzen verändern den Arbeitsalltag oft innerhalb weniger Minuten. Termine werden verschoben und Aufgaben zusätzlich übernommen. Bei knappen personellen Reserven steigt die Belastung.
Führungskräfte tragen Verantwortung für den abwesenden Mitarbeiter, das Team und die betrieblichen Abläufe. Sie setzen Prioritäten und entscheiden, welche Aufgaben warten können. Wer zusätzliche Arbeit übernimmt, braucht Anerkennung. Prüfen Sie deshalb: Ist die Aufgabenverteilung tragbar? Wo ist Entlastung nötig?
Wirksames Absenzmanagement umfasst die Abmeldung, die Organisation während der Abwesenheit und die Begleitung nach der Rückkehr.
Die Haltung entscheidet
Wer mit einer fertigen Erklärung für die Absenz ins Gespräch geht, hört häufig nur das, was die eigene Vermutung bestätigt. Eine offene Haltung hilft, die Situation zu verstehen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln.
Die Leitfrage lautet: «Wie gelingt die Rückkehr, und welchen Beitrag können wir beide dazu leisten?»
Häufigkeit oder Zeitpunkt einer Absenz allein sagen wenig über deren Ursache oder die Motivation eines Mitarbeiters aus. Auffälligkeiten können Anlass sein, sachlich nachzufragen und Zusammenhänge mit der Arbeit zu besprechen.
Lassen Sie den Mitarbeiter ausreden, fragen Sie bei Unklarheiten nach und halten Sie vorschnelle Bewertungen zurück. So erkennen Sie Handlungsbedarf.
Den Wiedereinstieg vorbereiten
Ein Rückkehrgespräch braucht einen ungestörten Rahmen. Sein Umfang richtet sich nach der Situation: Nach einer kurzen Abwesenheit kann ein kurzer Austausch genügen. Längere Absenzen brauchen mehr Zeit.
Überlegen Sie vorab: Welche Informationen fehlen dem Mitarbeiter? Welche Aufgaben wurden übernommen? Was ist dringend, und was kann warten?
Im Mittelpunkt stehen die Arbeitssituation und der Unterstützungsbedarf. Welche persönlichen Hintergründe Mitarbeiter teilen möchten, entscheiden sie selbst. Für die Planung zählt, welche Aufgaben übernommen und welche Einschränkungen berücksichtigt werden müssen. Eine Selbsteinschätzung ersetzt keine medizinische Beurteilung.
Rückkehrgespräche machen aus einem Wiedereinstieg eine gemeinsame Aufgabe.
Werkzeuge für erfolgreiche Rückkehrgespräche
- Rückkehr wahrnehmen: «Schön, Sie wieder zu sehen. Lassen Sie uns den Wiedereinstieg besprechen.»
- Wertschätzung ausdrücken: «Sie sind ein wichtiger Teil unseres Teams. Mir ist wichtig, dass Sie gut wieder einsteigen können.»
- Standort bestimmen: «Welche Aufgaben können Sie übernehmen, und wo brauchen Sie Unterstützung?»
- Lösungen entwickeln: «Was schlagen Sie vor, und welchen Beitrag benötigen Sie von mir?»
- Vereinbarungen treffen: Klären Sie Aufgaben, Zuständigkeiten, Unterstützung und einen Folgetermin.
- Verbindlich abschliessen: Fassen Sie die nächsten Schritte zusammen und bedanken Sie sich.
Verantwortung gemeinsam wahrnehmen
«Wer denkt jetzt?» ist eine zentrale Frage der Gesprächsführung. Wenn die Führungskraft sämtliche Lösungen vorgibt, bleiben die Überlegungen des Mitarbeiters oft ungenutzt. Offene Fragen laden dazu ein, eigene Vorschläge einzubringen.
Der Mitarbeiter kennt seine aktuelle Situation. Die Führungskraft kann Prioritäten, Ressourcen und Abläufe beeinflussen. Gemeinsam legen Sie Schritte fest.
Stehen mehrere dringende Aufgaben an, hilft eine klare Reihenfolge. Bestehen Unsicherheiten bei einer Übergabe, kann ein Austausch mit der Stellvertretung vereinbart werden. So entsteht konkrete Unterstützung.
Wiederholte Absenzen sachlich ansprechen
Erfasste Abwesenheiten helfen, Beobachtungen von Vermutungen zu unterscheiden. Statt «Sie fehlen ständig» können Sie sagen:
«In den vergangenen drei Monaten gab es mehrere Abwesenheiten. Gibt es Belastungen bei der Arbeit, die wir berücksichtigen oder verändern können?»
Werden unklare Prioritäten, Überforderung oder Konflikte sichtbar, braucht es Massnahmen. Vereinbaren Sie, wer welchen Beitrag leistet und wann Sie die Wirkung gemeinsam überprüfen. Ein Folgetermin schafft Verbindlichkeit.
Die eigene Vorbildwirkung beachten
Führungskräfte prägen den Umgang mit Gesundheit und Belastung. Wer realistische Prioritäten setzt, Pausen respektiert und Überlastung früh anspricht, unterstützt einen verantwortungsvollen Umgang mit den eigenen Ressourcen.
Reflektieren Sie: Wie reagiere ich auf Krankmeldungen? Können Mitarbeiter Schwierigkeiten offen ansprechen? Halte ich selbst Vereinbarungen ein?
Fazit
Ein wirksames Rückkehrgespräch verbindet Wertschätzung mit klarer Führung. Es schafft Orientierung und hilft, den Wiedereinstieg gemeinsam zu gestalten. Entscheidend sind die Haltung der Führungskraft, aufmerksames Zuhören und konkrete Vereinbarungen.
Wir wünschen viel Erfolg bei der Umsetzung zum erfolgreichen Rückkehrgesprächen!
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Quellen
- Peter Beglinger Training AG: Arbeitsunterlagen und Trainingsinhalte von Dr. Oliver Mattmann
- Artikel von Oliver Mattmann in der digitalen Fachbibliothek Springer Professional, Link
In diesem Blogartikel werden aus Gründen der besseren Lesbarkeit teilweise das generische Maskulinum und teilweise das generische Femininum verwendet. Dabei werden jeweils alle Geschlechteridentitäten ausdrücklich miteinbezogen.
